Di mana sahaja dokumen disimpan, penting untuk memastikannya tetap teratur dan terkini. Matlamat pengurusan fail elektronik adalah untuk memastikan bahawa anda dapat mencari apa yang anda cari, walaupun anda mencarinya bertahun-tahun selepas penciptaannya.
Sebilangan besar orang perniagaan pada satu masa atau yang lain berada dalam kedudukan yang memalukan kerana mempunyai panggilan pelanggan dan tidak dapat dengan cepat mencari invois yang berkaitan atau dokumen pelanggan penting lainnya. Yang juga menjengkelkan adalah mencari-cari pada akhir tahun untuk mencari dokumen yang berkaitan dengan akaun syarikat untuk akauntan atau lebih buruk lagi, pegawai pajak itu.
Penyusunan dokumen digital yang betul sangat penting dalam persekitaran bersama – jika salah seorang pekerja anda tidak hadir (sementara atau kekal!) Anda seharusnya dapat dengan mudah mencari dokumen yang dibuat atau diuruskan oleh orang tersebut.
Potensi kehilangan masalah data dengan pekerja yang tidak berpuas hati dan berpisah adalah satu lagi sebab untuk melindungi data perniagaan anda.
Petua pengurusan fail ini akan membantu anda memastikan fail anda dapat diakses:
Table of Contents
1. Gunakan Folder Pemasangan Lalai untuk Fail Program
Gunakan lokasi fail lalai semasa memasang program aplikasi. Di bawah Windows, fail program aplikasi secara konvensional berada di bawah (Drive Drive:) -> direktori Program Files. Memasang aplikasi di tempat lain membingungkan dan tidak perlu.
2. Satu Tempat untuk Semua Dokumen
Letakkan semua dokumen di bawah satu folder “root”. Untuk satu pengguna dalam persekitaran Windows, lokasi lalai adalah folder Dokumen Saya
Dalam persekitaran perkongsian fail cuba lakukan perkara yang sama. Buat folder root tunggal (disebut “Dokumen Bersama” misalnya) dan simpan semua dokumen dalam subfolder di dalam folder root. Mempunyai satu lokasi untuk semua dokumen elektronik menjadikannya lebih mudah untuk mencari barang dan menjalankan sandaran dan arkib.
3. Buat Folder dalam Hierarki Logik
Ini adalah laci kabinet pemfailan komputer anda. Gunakan bahasa biasa untuk menamakan folder anda; anda tidak mahu melihat senarai folder ini pada masa akan datang dan bertanya-tanya apa itu “TFK” atau apa sahaja singkatan menarik lain yang anda hasilkan.
4. Folder Nest Dalam Folder
Buat folder lain dalam folder utama ini apabila diperlukan. Misalnya, folder yang disebut “Faktur” mungkin berisi folder yang disebut “2018”, “2017” dan “2016”. Folder yang dinamakan untuk klien mungkin termasuk folder “data pelanggan” dan “surat-menyurat”. Tujuannya adalah untuk memasukkan setiap fail dalam folder daripada memasukkan sekumpulan fail yatim.
5. Ikuti Konvensyen Penamaan Fail
Beberapa sistem operasi (seperti Unix) tidak membenarkan ruang dalam nama fail atau folder, jadi elakkan ini jika persekitaran pengkomputeran anda bercampur.3 Sebaliknya, gunakan garis bawah sebagai pembatas (mis. Doe_John_Proposal.doc.) Watak lain seperti / ? <> \: * | “^ juga dilarang dalam nama fail atau folder di bawah Windows.4
Gunakan nama fail deskriptif untuk pengenalan dan pengambilan yang mudah tetapi jangan berlebihan – nama fail / laluan mempunyai had panjang yang berbeza antara sistem operasi.
Di bawah Windows, panjang jalur penuh maksimum untuk fail (mis. Huruf pemacu + nama folder + nama fail) ialah 260 aksara.5 Gunakan singkatan biasa sedapat mungkin, seperti Jan untuk Januari atau Corp for Corporation.
6. Bersikap Spesifik
Berikan fail elektronik nama logik, spesifik dan sertakan tarikh dalam nama fail jika boleh. Tujuannya semasa menamakan fail adalah untuk dapat mengetahui apa sebenarnya fail tersebut tanpa perlu membukanya dan melihatnya. Oleh itu, jika dokumen tersebut adalah surat kepada pelanggan yang mengingatkannya bahawa pembayaran sudah terlambat, namakan seperti “overdue_20180115”; daripada sesuatu seperti “huruf”. Bagaimana anda akan mengetahui siapa surat itu tanpa membukanya?
Sekiranya anda berkongsi fail melalui e-mel atau peranti mudah alih, anda mungkin mahu nama failnya menyertakan maklumat yang lebih khusus, kerana maklumat folder tidak akan disertakan dengan fail yang dikongsi.
7. Fail semasa anda Pergi
Masa terbaik untuk memfailkan dokumen adalah ketika anda pertama kali membuatnya. Oleh itu, biasakan menggunakan kotak dialog “Simpan Sebagai” untuk memfailkan dokumen anda dan juga menamakannya, meletakkannya di tempat yang betul di tempat pertama.
8. Pesan Fail Anda untuk Kemudahan Anda
Sekiranya terdapat folder atau fail yang banyak anda gunakan, paksa mereka ke bahagian atas senarai fail dengan menamakannya semula dengan! atau AA pada awal nama fail.
9. Tutup Fail Anda Secara Berkala
Kadang kala yang lama jelas seperti pada contoh folder bernama “Invois” di atas. Sekiranya tidak, simpan folder anda dengan rapi dengan membersihkan fail lama.
10. Sandarkan Fail Anda Secara Berkala
Sama ada anda menyalin fail anda ke pemacu lain atau ke pita, penting untuk mengatur dan mengikuti rejimen cadangan biasa.
Pengurusan Fail yang Baik Membuat Mencari Perkara Yang Anda Mahukan dengan Mudah
Menguruskan dokumen elektronik harus menjadi sebahagian daripada strategi pengurusan dokumen keseluruhan untuk perniagaan anda. Rancangan pengurusan dokumen yang betul harus merangkumi semua aspek pengendalian dokumen, termasuk penyimpanan, pengambilan, sandaran, dan keselamatan. Fungsi carian adalah sesuatu yang indah tetapi tidak akan sesuai dengan kemudahan untuk masuk terus ke folder atau fail. Sekiranya anda mengikuti petua pengurusan fail ini secara konsisten, walaupun anda tidak tahu di mana ada sesuatu, anda tahu di mana seharusnya – kelebihan besar.
Dikreditkan oleh https://www.thebalancesmb.com/computer-file-management-tips-2948083
Untuk info perniagaan yang lebih lanjut anda boleh klik di sini
