Mempelajari cara menguruskan sistem pemfailan pejabat sangat penting untuk perniagaan yang mengendalikan banyak invois, resit, dan dokumen lain. Pejabat tanpa kertas terdengar hebat, tetapi hakikatnya banyak perniagaan kecil masih perlu menyimpan dokumen kertas yang mudah diambil.
Penting untuk mengetahui fail apa yang paling penting, siapa yang perlu mengaksesnya, dan bagaimana fail tersebut dapat diambil dengan mudah dan cekap.
Table of Contents
8 Langkah Menyusun Sistem Pemfailan
Untuk menjadikan diri anda dan perniagaan anda berada di landasan yang betul, ikuti lapan langkah untuk memastikan anda boleh menguruskan sistem pemfailan dalam pejabat anda agar fail mudah dicari dan digunakan sewaktu dalam apa jua keadaan.
Resit dan Invois
Memfailkan resit dan invois dengan betul adalah salah satu perkara terpenting yang perlu dilakukan oleh perniagaan kecil. Sistem pemfailan yang tidak ada atau tidak kemas dapat menambahkan hari usaha tambahan pada waktu cukai pendapatan kerana anda tidak mahu ketinggalan pemotongan cukai kerana tiada penerimaan. Sekiranya perniagaan anda pernah menjalani audit dan anda tidak dapat mengemukakan dokumen yang diperlukan untuk menyokong perbelanjaan anda, tuntutan anda kemungkinan besar akan ditolak dan penyata cukai anda dinilai semula.
Menilai Tabiat Peribadi Dan Pejabat
Fikirkan pekerja mana yang memerlukan akses ke fail, tempat mereka bekerja, dan apa yang paling masuk akal berdasarkan stesen kerja mereka. Sekiranya anda adalah orang yang paling memerlukan akses ke kertas, fikirkan bagaimana anda menggunakan stesen kerja anda. Sekiranya kabinet pemfailan di sebelah kanan anda secara naluriah masuk akal, itu mungkin titik permulaan yang baik. Sekiranya orang lain, dapatkan input mereka – apa yang berfungsi untuk satu orang tidak akan selalu berfungsi untuk orang lain.
Beli Folder Fail
Pelaburan terbaik adalah membeli folder gantung berwarna dengan tab label plastik dan folder fail manila biasa. Folder gantung berwarna mudah didapati dan mudah dikenali. Contohnya, jika anda memasukkan semua fail pelanggan anda ke dalam folder gantung kuning, maklumat kewangan dalam folder biru, dan apa sahaja yang berkaitan dengan pemasaran dalam folder merah, anda dapat dengan mudah melihat di mana anda seharusnya mencari fail tertentu.
Hitung keperluan penyimpanan
Sekiranya anda mempunyai sebilangan besar fail yang anda akses setiap hari, fail tersebut mesti ada di hujung jari anda. Sekiranya anda mengaksesnya lebih jarang, anda mungkin tidak memerlukannya di ruang kerja anda, tetapi anda mungkin masih memerlukannya berdekatan. Mungkin ada gabungan. Beberapa fail mungkin diperlukan setiap hari sementara yang lain dapat difailkan dalam simpanan jangka panjang yang lebih jauh. Benarkan pertumbuhan ketika melihat kabinet pemfailan — beli sesuatu untuk menampung dua kali fail yang anda rasa akan anda miliki sekarang. Ini akan mengehadkan berapa kali anda perlu menyusun semula sistem pemfailan anda.
Tentukan Sistem Pemfailan
Apa yang anda lakukan sebagai perniagaan akan menentukan, hingga tahap tertentu, sama ada anda memilih untuk memfailkan angka, abjad, atau cara lain. Contohnya, adakah anda mencari maklumat pelanggan mengikut nama atau nombor akaun? Adakah anda memfailkan kertas kerja mengikut kategori, seperti perbelanjaan, kewangan, pemasaran, dll.? Ini adalah langkah kritikal, kerana ia akan menentukan bagaimana anda akan meletakkan sistem pemfailan anda. Lakukan ini sebelum anda membeli sesuatu untuk sistem pemfailan anda.
Melabur Dalam Sistem Pelabelan Yang Baik
Mampu membaca label fail nampak jelas, tetapi kejelasan dalam pelabelan akan menjimatkan lebih banyak masa pengisian daripada yang anda bayangkan. Sebilangan besar syarikat yang membuat label menyediakan templat yang berintegrasi dengan perisian pemproses kata yang paling popular. Anda mungkin ingin mempertimbangkan salah satu sistem pembuatan label kecil yang juga dapat mencetak label surat individu. Item yang menjalankan tugas berganda biasanya merupakan pelaburan yang bijak.
Buat Tanpa Menggunakan Kertas
Sekiranya anda berusaha menghijabkan perniagaan anda dan beralih ke “pejabat tanpa kertas”, anda boleh mengimbas resit perbelanjaan dan menyimpannya dengan maklumat perakaunan digital anda yang lain. Beberapa aplikasi perisian perakaunan berasaskan cloud mempermudah ini dengan mempunyai aplikasi mudah alih yang membolehkan anda mengambil resit perbelanjaan dari telefon bimbit dan merekodnya dengan cepat.
Ringkas Adalah Terbaik
Sesebuah perkara yang boleh dilakukan secara ringkas dan mudah difahami perlulah diterapkan dalam sistem pemfailan ianya berlaku untuk menyediakan sistem pemfailan yang mudah digunakan dan senang dikembangkan. Kategori subjek yang luas akan membolehkan anda menambahkan fail baru dengan mudah semasa anda berkembang dan akan menghilangkan keperluan untuk menaik taraf atau menyusun semula sistem pemfailan anda secara berkala.
Menyederhanakannya juga akan memudahkan pengintegrasian fail kertas dan digital anda sebagai sebahagian daripada keseluruhan sistem pengurusan dokumen anda.
Dikreditkan oleh https://www.thebalancesmb.com/master-your-filing-system-2947145
Untuk maklumat perniagaan yang lebih menarik anda boleh klik di sini
