Setiap projek disusun dengan mempertimbangkan tujuan dan objektif tertentu. Kita perlu mempertimbangkan beberapa faktor – elemen dalaman dan luaran untuk mencapai matlamat perniagaan. Sebagai pengurus projek, anda perlu mempunyai strategi yang baik dan menerapkan beberapa langkah berjaga-jaga, untuk mendorong projek anda berjaya.
Mari kita menganalisis beberapa petua dan trik pengurusan projek utama yang akan memastikan kelancaran projek anda:
Table of Contents
Petua 1: Menetapkan Butiran dan Objektif Projek
Sebelum memulakan projek, pengurus projek perlu memastikan bahawa ia berdasarkan landasan yang kukuh dan mendapat sokongan yang baik dari semua pelabur utama. Analisis jangkaan dan minat mereka untuk menentukan kemungkinan projek tersebut. Tentukan skop projek anda dengan jelas. Teknik yang sangat berguna adalah dengan mengatur strategi pemasaran untuk melacak sasaran anggaran anda dan memeriksa fungsi produk yang dapat diterima oleh pelanggan dan memastikan semua peraturan undang-undang dipenuhi.
Petua 2: Menganalisis Keperluan Projek dan Pasukan
Setelah rancangan yang kuat dibuat, anda boleh mula melaksanakannya dengan mengumpulkan pasukan projek yang kompeten. Pastikan untuk mengumpulkan satu pasukan dengan ahli yang dapat bekerjasama antara satu sama lain dengan mengintegrasikan kemahiran individu dan kepakaran profesional mereka. Sebagai pengurus projek, tanggungjawab anda adalah untuk menangkap semua keperluan projek dan menyelaraskan pasukan sedemikian rupa sehingga setiap anggota pasukan mempunyai kejelasan mengenai peranan tugasnya dan sumbangannya terhadap penyelesaian projek.
Petua 3: Tentukan Tonggak Projek Penting
Anda harus mengenal pasti apa yang menentukan projek anda. Perlu diingat empat fasa kitaran projek: permulaan, perancangan, pelaksanaan, dan penutupan dan menilai masing-masing secara menyeluruh. Pastikan semua elemen yang terlibat di sini harus memenuhi spesifikasi projek. Sejajarkan projek mengikut jangkaan pelanggan. Mileposts ini akan membantu anda dalam menghilangkan risiko projek dan memberi amaran sekiranya terdapat penyelewengan projek.
Petua 4: Kekalkan Rutin Komunikasi Terbuka
Mana-mana projek yang melibatkan beberapa ahli pasukan harus mengekalkan rutin komunikasi yang berkesan. Sebagai pengurus projek, pastikan komunikasi jelas, rasional dan jujur. Membuat laporan status berdasarkan kemas kini projek akan memastikan sama ada semua orang berada di halaman yang sama dan menyedari keputusan projek.
Petua 5: Ukur dan Pantau Prestasi
Projek boleh berjaya hanya jika anda dapat mengukur prestasi dari segi kualiti, fungsi dan masa yang dihabiskan di atasnya. Sebagai pengurus projek, anda harus secara aktif mengukur dan memantau prestasi secara berkala. Anda perlu mengekalkan jadual projek dan memantau anggaran dan perbelanjaan untuk memenuhi objektif yang dikenal pasti oleh organisasi.
Petua 6: Elakkan Kecelaruan Skop Projek
Salah satu elemen penting untuk berjaya mencapai matlamat projek adalah untuk mengelakkan penyimpangan dalam skop projek. Walaupun kami tahu bahawa beberapa perubahan tidak dapat dielakkan dalam situasi projek apa pun, anda harus memastikan bahawa anda menjauhkan ruang lingkup projek anda agar tidak merangkak ke dalam kekacauan. Berpartisipasi dalam menyusun semula perincian projek, jika elemen tertentu tidak sesuai dengan skop projek. Secara umum; sebagai ketua projek, simpan dokumentasi yang tepat untuk mengemas kini semua pihak berkepentingan anda dan terus mengetahui mereka tentang proses projek yang disemak semula.
Petua 7: Mengurus dan Menilai Risiko Projek
Risiko projek adalah kejadian atau keadaan yang tidak dijangka yang, jika berlaku, memberi kesan kepada sekurang-kurangnya satu objektif projek. Tidak ada perniagaan yang dapat melarikan diri. Terdapat risiko pada bila-bila masa semasa projek. Sebagai pengurus projek, anda perlu mengenal pasti dan mengurus risiko projek sebelum anda menjadi mangsa mereka. Pengurusan risiko adalah salah satu amalan terbaik untuk menjamin kejayaan projek dalam proses pengurusan projek.
Petua 8: Uji Penyampaian Projek
Menguji projek dapat diserahkan sebagai tonggak utama dalam memeriksa apakah produk akhir cukup baik untuk memenuhi keperluan projek. Ketika produk matang, hasil yang berbeza digunakan untuk meningkatkan kecekapan operasi dan mengesahkan rancangan dan kesimpulan untuk mendorong kesinambungan projek dan produktiviti perniagaan. Setelah projek selesai dan pelanggan gembira, misi anda akan selesai.
Untuk dapatkan artikel menarik : Klik Sini!!
